Εργαλεία διαχείρισης έργου: ο οδηγός σας για το καλύτερο λογισμικό
Η διαχείριση έργων δεν ήταν ποτέ ευκολότερη χάρη στις νέες λύσεις λογισμικού για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών
Μια καλή επιχείρηση πετυχαίνει μόνο μέσω της καλής διαχείρισης έργου. Στον 21ο αιώνα, η διαχείριση έργων έχει γίνει ταχύτερη, ευκολότερη και πιο αποτελεσματική χάρη στο εύρος του λογισμικού που είναι τώρα διαθέσιμο.
Όμως, ενώ τα συνεργατικά εργαλεία εργασίας, όπως η ανταλλαγή μηνυμάτων βίντεο και το cloud computing, έχουν απλοποιήσει τη λειτουργία των επιχειρήσεων σε παγκόσμια κλίμακα, συχνά έχουν οδηγήσει σε προβλήματα σε επίπεδο διαχείρισης έργου.
Μια πρόσφατη έρευνα από εταιρεία εκπαίδευσης Ισοτιμία προτείνει η διαχείριση έργου είναι η δεξιότητα που απαιτείται περισσότερο μεταξύ των εργαζομένων στον τομέα της πληροφορικής, ενώ το 97 τοις εκατό των οργανισμών που Capterra λειτουργεί με «πιστεύω ότι η διαχείριση έργου είναι κρίσιμη για την απόδοση της επιχείρησης και την οργανωτική επιτυχία».
Αυτές τις μέρες, ακόμη και εκείνοι που βρίσκονται εκτός της επιχειρηματικής φούσκας χρειάζονται λύσεις διαχείρισης έργων. Σε συνέντευξή του στο Sunday Telegraph , ο Peter Hepworth, Διευθύνων Σύμβουλος της κυβερνητικής πρωτοβουλίας για την ενίσχυση των δεξιοτήτων διαχείρισης έργων AXELOS, λέει: «Είμαστε όλοι διαχειριστές έργων τώρα».
Πώς μπορεί λοιπόν το λογισμικό να μας βοηθήσει να προχωρήσουμε προς την καλύτερη διαχείριση έργων;
Η αποτελεσματικότητα είναι το κλειδί: όχι μόνο το λογισμικό μπορεί να δώσει στον χρήστη μια ενημερωμένη επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο προχωρά κάθε έργο, αλλά μπορεί επίσης να πραγματοποιήσει προγραμματισμό, έλεγχο κόστους, επικοινωνία και μια σειρά από άλλες δυνατότητες - όλα στο ένα πρόγραμμα.
Αυτό μειώνει το κόστος και εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο στον χρήστη και την επιχείρηση.
Ίσως το πιο σημαντικό πλεονέκτημα ενός καλού λογισμικού διαχείρισης έργου είναι η ικανότητα να βλέπει κανείς ένα έργο από την αρχή μέχρι το τέλος. Με το πάτημα ενός κουμπιού, ο χρήστης μπορεί να δει πώς ακριβώς πάει κάθε ενότητα ενός έργου.
Αυτό σημαίνει ότι ο διαχειριστής έργου μπορεί να χρησιμοποιήσει το χρόνο του με σύνεση, βοηθώντας τις ομάδες που τον χρειάζονται περισσότερο, την καλύτερη δυνατή στιγμή.
Στο παρελθόν, το λογισμικό διαχείρισης έργου ήταν συχνά αδέξιο και συνήθως περιοριζόταν σε ένα απεριόριστα μεγάλο αρχείο σε έναν απομονωμένο υπολογιστή - η κοινή χρήση του οποίου περιλάμβανε περίπλοκη μαγεία υπολογιστών LAN.
Αυτό έχει αλλάξει, με τις λύσεις διαχείρισης έργων που προσφέρουν άμεση διαδικτυακή κοινή χρήση και απομακρυσμένη πρόσβαση 24 ώρες την ημέρα, ώστε να αντικατοπτρίζουν καλύτερα το δυναμικό περιβάλλον της σύγχρονης επιχείρησης.
Ακολουθούν πέντε από τα καλύτερα προγράμματα λογισμικού διαχείρισης έργων στην αγορά:
Το Microsoft Project είναι ο πρότυπος φορέας για τις μεσαίες έως μεγάλες εταιρείες και τις ανάγκες διαχείρισης έργων τους, με ευρεία ενοποίηση με τα προγράμματα του Office, Outlook και Sharepoint.
Η νέα προσφορά του 2016 επιτρέπει επίσης στον χρήστη να κάνει κράτηση ατόμων και πόρων στο ίδιο αρχείο έργου, πράγμα που σημαίνει ότι η διπλή κράτηση βασικών πόρων ανήκει στο παρελθόν.
Αν και το κόστος μπορεί να είναι απαγορευτικό για ορισμένες μικρότερες επιχειρήσεις, το Microsoft Project προσφέρει όλη την εξοικείωση ενός προϊόντος της Microsoft παράλληλα με τα υψηλά πρότυπα της εξαιρετικής ηλεκτρονικής υποστήριξής του.
Η Zoho Projects είναι η κρίσιμη αγαπημένη της στιγμής, κερδίζοντας ένα βραβείο από PC Mag για λογισμικό διαχείρισης έργου. Το περιοδικό λέει ότι παρέχει μια «εκθαμβωτική ποσότητα δωρεάν λειτουργικότητας».
«Οι χρήστες μπορούν να διαμορφώνουν εργασίες και ορόσημα, να ορίζουν συσκέψεις, να ανεβάζουν αρχεία, να εκτελούν αναφορές, να ξεκινούν φόρουμ, να συνεισφέρουν σε wiki και να συνομιλούν στο διαδίκτυο», λέει ο PC Mag.
Ως πλατφόρμα, το Zoho Projects ενημερώνεται τακτικά και παρέχει απρόσκοπτη ενοποίηση με άλλα επιχειρηματικά εργαλεία - είτε πρόκειται για Έγγραφα Google είτε για εφαρμογή ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων.
Το smorgasbord των λύσεων που προσφέρει η Zoho σημαίνει ότι κανένα πρόβλημα διαχείρισης έργου μεγάλο ή μικρό δεν είναι πολύ δύσκολο να το χειριστεί.
Το Basecamp ήταν το αρχικό εργαλείο διαχείρισης έργων που βασίζεται στο διαδίκτυο. Όταν κυκλοφόρησε για πρώτη φορά το 2004, το στιγμιαίο ορόσημο του συστήματος διαχείρισης, κοινής χρήσης αρχείων και ανταλλαγής μηνυμάτων ήταν επαναστατικό.
Τώρα, με πάνω από εννέα εκατομμύρια χρήστες, το Basecamp θεωρείται το πιο δημοφιλές από τα διαδικτυακά εργαλεία διαχείρισης έργων.
Εξακολουθεί να στέκεται καλά σήμερα - Τουρμπίνα στην κριτική τους για την ενσάρκωση του 2013 υπογραμμίζουν το γεγονός ότι οι δημιουργοί του Basecamp εστίασαν λιγότερο στις καμπάνες και τις σφυρίχτρες και «έχουν στρέψει το ενδιαφέρον τους σε ό,τι είναι απαραίτητο για τη διαχείριση έργου και το έκαναν να λειτουργεί όμορφα».
Αρχικά δωρεάν, τώρα κοστίζει πολύ λογικά $20 το μήνα και επιτρέπει στους χρήστες να μεταβούν απευθείας στη διαχείριση έργου με ελάχιστη φασαρία - ιδανικό για εκείνες τις μικρότερες επιχειρήσεις που χρειάζονται βοήθεια με ένα έργο αμέσως.
Όταν ο Andrew Filev διαπίστωσε ότι η πρώτη του εκκίνηση είχε γίνει πιο περίπλοκη από ό,τι μπορούσε να διαχειριστεί το λογισμικό διαχείρισης έργων του, έγραψε τη δική του. Το αποτέλεσμα ήταν το Wrike, που περιγράφεται από τον κριτικό λογισμικού Έμπορος Μάβερικ ως «έξυπνος, διαισθητικός και ένας εξαιρετικός τρόπος για να βελτιώσετε την απόδοση της επιχείρησής σας».
Το Wrike εξοικονομεί χρόνο στον χρήστη συνδέοντας δεδομένα μεταξύ ομάδων και έργων απρόσκοπτα και παρέχοντας ένα διαρκώς ενημερωμένο κέντρο πληροφοριών για γρήγορη και εύκολη συνεργασία. Όχι μόνο αυτό, έρχεται με δωρεάν δοκιμή χωρίς κρυφές χρεώσεις.
Η Asana είναι το νέο παιδί στο μπλοκ διαχείρισης έργου και η εστίασή της στη βελτίωση της παραγωγικότητας είναι το κλειδί για την επιτυχία της μέχρι στιγμής. Ενώ για πολλές λύσεις διαχείρισης έργων η συμβατότητα με κινητά είναι μια εκ των υστέρων σκέψη, το Asana έχει κατασκευαστεί για κινητά πρώτα και κύρια.
ΠΡΟΣ ΤΟ Mashable Το προφίλ των δύο ιδρυτών της Asana το 2013 περιείχε μια ιστορία που υπογραμμίζει την αποτελεσματικότητα της πλατφόρμας: «Μια εταιρεία βιοτεχνολογίας, της οποίας οι συνιδρυτές είναι δύο από τους κορυφαίους επιστήμονες στον κόσμο, δεν έκαναν έρευνα επειδή ήταν απασχολημένοι με τη διαχείριση.
«Μετά την εκτόξευση του Asana, οι επιστήμονες είπαν ότι πήραν το 75 τοις εκατό του χρόνου τους πίσω». Η εστίαση της Asana στις δυνατότητες κινητής τηλεφωνίας σημαίνει επίσης ότι είναι το τέλειο πρόγραμμα για τις επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό ανεξάρτητων και απομακρυσμένων εργαζομένων.
Όπου το MS Project μπορεί να απευθύνεται σε μεγάλες επιχειρήσεις, η προσέγγιση χωρίς προβλήματα του Teamwork Projects λειτουργεί τέλεια για μικρότερες επιχειρήσεις. Η αυτονόητη διεπαφή του προγράμματος επιτρέπει σε όλα τα μέλη της ομάδας να διαχειρίζονται έργα, να παρακολουθούν τον χρόνο των ανθρώπων και να παρακολουθούν τους προϋπολογισμούς και τα τιμολόγια πελατών. Η πάγια χρέωση των 49 $ το μήνα παρέχει στον χρήστη 20 GB χώρου και υπάρχει ακόμη και η επιλογή να διαχειριστεί δύο έργα δωρεάν, ώστε οι μικρές επιχειρήσεις να μπορούν να δοκιμάσουν πριν αγοράσουν. Ενώ το Teamwork Projects δεν διαθέτει μια ενσωματωμένη δυνατότητα συνομιλίας, έχει υποστήριξη για μια εφαρμογή Android και iOS, επιτρέποντας εκτεταμένη διαχείριση έργων για κινητά.
Το Teamwork Projects έτυχε επίσης θετικής υποδοχής από τους κριτικούς που έλαβαν το βραβείο Editor's Choice από το PC Mag.
Οι άνθρωποι πίσω από το Liquid Planner γνωρίζουν ότι ο χρόνος συχνά είναι πραγματικά χρήμα, γι' αυτό έχουν δημιουργήσει ένα πρόγραμμα διαχείρισης έργου που εστιάζει στη διαχείριση χρόνου. Αντί να βάζουν τα μέλη της ομάδας εκτιμήσεις που συνήθως αποδεικνύονται λανθασμένες, το Liquid Planner βάζει τους διαχειριστές του έργου να ορίσουν χρονοδιαγράμματα με βάση την προτεραιότητα. Αυτό σημαίνει ότι τα μέλη της ομάδας και οι διαχειριστές έργου μπορούν να επικεντρωθούν στις πιο αποτελεσματικές εργασίες ανά πάσα στιγμή. Η αποδοτικότητα εργασίας είναι το κλειδί με το Liquid Planner και παρόλο που το κόστος των 40 $ το μήνα μπορεί να είναι υψηλό, η πλατφόρμα παρέχει μια σειρά επιλογών ενσωμάτωσης φιλικών προς τις επιχειρήσεις, όπως γραφήματα Gantt και λειτουργικότητα για φορητές συσκευές που θα μπορούσε ποτέ να χρειαστεί οποιαδήποτε μεγάλη ή μικρή επιχείρηση.
Αυτός είναι ένας ανεξάρτητος οδηγός από το The Week, αλλά χορηγείται από την SMART kapp - μια εταιρεία που έχει πάθος να διευκολύνει τη διαχείριση έργων. [[{'type':'media','view_mode':'content_full_width','fid':'84915','attributes':{'class':'media-image'}}]]
